A troca de ERP pode parecer a solução ideal quando o mesmo parece não atender todas as necessidades da empresa. A substituição, muitas vezes, promete maior eficiência e alinhamento com as demandas atuais. Contudo, essa troca pode resultar em custos elevados e longos períodos de adaptação, afetando a produtividade.
Nesse cenário, a personalização do ERP ou a contratação de sistemas específicos surgem como alternativas estratégicas. Para não iniciar do zero, adaptar o sistema atual oferece a flexibilidade e o desempenho necessários, sem os riscos e despesas de uma substituição completa.
Neste artigo, vamos mostrar como um ERP personalizado pode ser a solução perfeita para sua empresa. Seja pela customização de partes do sistema ou pelo desenvolvimento de sistemas específicos para alguns processos, ela permite que você maximize o potencial do seu sistema atual, economize tempo e recursos, e mantenha a competitividade.
Os desafios de um ERP que não acompanha o crescimento da empresa
Quando uma empresa cresce ou enfrenta novos desafios, é comum que o ERP, antes eficiente, comece a mostrar suas limitações. Isso, por sua vez, pode levar os gestores a considerar a troca do sistema. Contudo, antes de tomar essa decisão, é essencial entender as dores que surgem quando o ERP não acompanha o ritmo da empresa.
Falta de flexibilidade e funcionalidades
Imagine uma indústria que, ao expandir suas operações para novos mercados, precisa adaptar seus processos para atender demandas que exigem mais agilidade e que podem fazer a diferença para a empresa. No entanto, o ERP genérico que a empresa utiliza não oferece a flexibilidade necessária para fazer essas adaptações.
Essa falta de flexibilidade não apenas limita o crescimento da empresa, mas também gera a necessidade de soluções alternativas. Um exemplo está no uso de planilhas manuais, que aumentam o risco de erros e a ineficiência operacional.
Processos engessados e ineficientes
Considere uma empresa de serviços que possui um processo único de gestão de projetos, com etapas específicas que precisam ser seguidas para garantir a qualidade do serviço prestado. No entanto, o ERP utilizado força a empresa a se adequar a um fluxo de trabalho padrão, que não corresponde à realidade do negócio.
Essa falta de personalização nos processos internos gera gargalos, aumenta o tempo gasto em tarefas manuais e dificulta a colaboração entre diferentes departamentos, prejudicando a eficiência e a produtividade da empresa.
Dificuldades de integração com outros sistemas
Imagine uma empresa que, ao adotar uma nova solução de CRM para melhorar a gestão do relacionamento com os clientes, descobre que o ERP atual não se integra facilmente com essa nova ferramenta.
Essa dificuldade de integração impede que a empresa tenha uma visão completa e centralizada de suas operações, resultando em decisões mal informadas e, em última análise, na insatisfação dos clientes.
Custos ocultos e falta de suporte
Suponha que uma empresa precisa realizar o cadastro de novos usuários ao seu ERP, mas descobre que o sistema atual exige custos adicionais inesperados para essa tarefa.
Além disso, o suporte oferecido pelo fornecedor do ERP é lento e ineficaz, resultando em longos períodos de inatividade quando surgem problemas.
Esses custos ocultos não apenas pressionam o orçamento da empresa, mas também criam um ambiente de trabalho estressante, onde a equipe de TI precisa lidar constantemente com desafios que poderiam ser evitados com um sistema mais adaptável e com suporte mais eficiente.
ERP: a solução sob medida para o crescimento do seu negócio
Em vez de se limitar às capacidades de um ERP pronto, é possível criar sistemas complementares que se integram ao ERP existente. Esses sistemas adicionais são projetados para otimizar processos específicos e atender às necessidades particulares do seu negócio, oferecendo uma solução mais flexível e personalizada.
Além disso, essa abordagem permite que você expanda e ajuste suas funcionalidades sem as limitações do sistema principal.
Veja a experiência que a KFG distribuidora tem com o sistema sob medida:
Adaptando o ERP à sua realidade
A personalização de um ERP permite que moldar o sistema de acordo com os processos específicos, fluxos de trabalho e regras de negócio da sua empresa.
Sendo assim, é possível configurá-lo para suportar esses processos únicos, eliminando a necessidade de soluções paralelas ou de contornar limitações do sistema.
Funcionalidades sob demanda
Uma das grandes vantagens da personalização de ERP é a capacidade de desenvolver funcionalidades extras para atender às necessidades específicas do seu negócio.
Isso pode incluir desde a integração com ferramentas de BI, que oferecem dashboards detalhados e uma visão clara dos indicadores de desempenho, até a criação de relatórios sob medida que facilitam a tomada de decisões.
Além disso, pode-se desenvolver integrações personalizadas para conectar o ERP a outras ferramentas críticas para a empresa, como sistemas de CRM ou plataformas de e-commerce, garantindo que todos os dados relevantes estejam sempre atualizados e acessíveis.
Escalabilidade e flexibilidade
Conforme sua empresa cresce, o uso de sistemas complementares integrados ao ERP pode garantir a escalabilidade. Isso permite que o sistema suporte a expansão para novos usuários, departamentos ou filiais, sem a necessidade de reconfigurações complexas ou aquisição de novos módulos.
Além disso, a flexibilidade de um sistema personalizado permite que ele se adapte rapidamente a mudanças no mercado, seja a introdução de novos produtos, a entrada em novos mercados, ou a necessidade de cumprir novas regulamentações.
Otimização de processos e aumento da eficiência
Ao eliminar tarefas manuais e automatizar processos, um ERP não apenas melhora a eficiência operacional, mas também aumenta a produtividade da equipe.
Isso porque é possível automatizar processos que antes exigiam entradas manuais de dados, como o lançamento de notas fiscais ou o cadastro de pedidos, liberando tempo dos funcionários para atividades mais estratégicas.
Sendo assim, a personalização facilita a comunicação entre departamentos, integrando fluxos de trabalho e garantindo que todos trabalhem com as mesmas informações, em tempo real.
Quando a personalização é a opção mais indicada?
Decidir entre a troca de um ERP ou o uso de sistemas complementares é uma escolha que deve ser analisada. É crucial entender quando a personalização é a melhor opção, considerando fatores como custo, recursos internos e os potenciais desafios envolvidos.
Análise de custo-benefício
É fundamental realizar uma análise de custo-benefício. Isso envolve comparar os custos iniciais da personalização com os benefícios que ela trará a longo prazo.
Embora a personalização possa exigir um investimento inicial, os retornos podem ser substanciais se o sistema se adaptar perfeitamente às necessidades do seu negócio, evitando os altos custos e a complexidade de uma troca completa de ERP.
Disponibilidade de recursos internos
A personalização exige conhecimento técnico profundo e uma compreensão clara dos processos de negócio. Se a sua empresa possui uma equipe interna de TI com essas competências, é viável gerenciar a personalização internamente.
Caso contrário, é recomendável buscar parcerias com fornecedores de desenvolvimento de softwares que possam oferecer suporte contínuo e garantir que a personalização atenda às expectativas.
Entendendo os riscos da personalização excessiva
Embora a personalização possa trazer muitos benefícios, é importante estar ciente dos riscos associados a personalizações complexas. Quanto mais o ERP é personalizado, mais difícil pode ser manter o sistema atualizado com novas versões e patches de segurança.
Isso pode resultar em custos adicionais e aumentar a complexidade da manutenção do sistema. Uma excelente alternativa para evitar o excesso de customizações dentro do ERP é desenvolver plataformas web ou mobile integradas a ele.
Dessa forma, é possível criar soluções personalizadas para agilizar processos específicos fora do ERP, minimizando a necessidade de alterações complexas no sistema principal e garantindo uma melhor capacidade de atualização e suporte a longo prazo.
Maximize o potencial do seu ERP
É crucial seguir uma abordagem estratégica para garantir que a solução atenda às expectativas e impulsione o crescimento do negócio.
Planejamento detalhado
Definir objetivos claros desde o início é essencial para alinhar a personalização com as metas estratégicas da empresa. Isso envolve mapear cuidadosamente os processos existentes, identificar áreas que necessitam de melhorias e envolver todas as partes interessadas para garantir que suas necessidades sejam atendidas. Além disso, é possível complementar um ERP com customizações, se o sistema permitir, ou com sistemas complementares.
Por exemplo, sistemas como Protheus, Datasul, RM, SAP B1 e SAP S/4HANA podem ser ajustados com customizações específicas ou integrados a plataformas adicionais para atender a requisitos específicos, melhorando a eficiência e a adaptabilidade sem comprometer a integridade do sistema principal.
Contar com o apoio de especialistas, seja internamente ou através de empresas especialistas em desenvolvimento de softwares personalizados, pode fazer toda a diferença, garantindo que a personalização seja bem estruturada e alinhada às melhores práticas do setor.
Escolha da solução ideal
Existem diferentes abordagens para otimizar um ERP, e a escolha da solução ideal dependerá das necessidades específicas da sua empresa e dos recursos disponíveis.
O desenvolvimento interno pode ser uma opção viável se sua equipe de TI contar com o conhecimento e a experiência necessários. No entanto, muitas empresas optam por trabalhar com parceiros especializados em ERP, que trazem expertise e garantem uma implementação eficiente.
Outra alternativa é explorar sistemas complementares que podem ser integrados ao ERP, oferecendo soluções personalizadas para atender às necessidades específicas sem a complexidade de desenvolver soluções do zero.
Testes e implementação
Antes de colocar o ERP em operação, é fundamental realizar testes rigorosos para identificar e corrigir possíveis falhas.
Os testes devem abranger todos os aspectos do sistema, desde a integração com outros softwares até o desempenho em diferentes cenários operacionais.
Além disso, é crucial treinar a equipe adequadamente, garantindo que todos estejam familiarizados com as novas funcionalidades e processos.
Conclusão
A otimização de ERP se destaca como uma alternativa estratégica e eficaz para empresas que buscam otimizar seus processos sem os desafios e custos associados à troca completa de sistema.
Ao adaptar o ERP às necessidades específicas do seu negócio, você não só maximiza a eficiência operacional, mas também cria uma base sólida para o crescimento sustentável e a adaptação a novos mercados. Entre em contato com nossos especialistas e descubra como uma solução sob medida pode impulsionar o sucesso da sua empresa.
