Segundo a Gartner, 75% das empresas planejam aumentar o investimento em tecnologias digitais, como nuvem, IA e IoT até 2024. Nesse cenário, uma boa gestão de projetos em TI garante que o investimento seja igualmente efetivo.
Basicamente, assegura que os projetos tecnológicos sejam entregues no prazo, no orçamento e atendam às necessidades do negócio, aumentando o retorno sobre o investimento e alinhando as iniciativas tecnológicas aos objetivos estratégicos da empresa.
Então, separamos as melhores práticas em gestão de projetos em TI para você aplicar sempre que for desenvolver um novo sistema na sua empresa. Confira!
O que é gestão de projetos em TI?
A gestão de projetos em tecnologia da informação (TI) envolve o planejamento, a execução e o controle de iniciativas relacionadas a sistemas, infraestrutura, software e outras soluções tecnológicas dentro de uma empresa.
O processo estruturado e organizado ajuda os projetos de TI a serem concluídos de forma rápida e eficiente, respeitando prazos e orçamentos e alcançando os objetivos definidos.
Também abrange a coordenação de equipes distribuídas geograficamente, a unificação de diferentes sistemas de TI e a boa comunicação com todas as partes interessadas, incluindo usuários finais e a administração.
As melhores práticas na gestão de projetos em TI
Uma vez entendido o conceito da gestão de projetos em TI, listamos as melhores práticas para colocar em prática com êxito; veja!
Planejamento detalhado
O planejamento estratégico é sempre a base para um projeto. Inicialmente, para fazê-lo, entenda as necessidades e expectativas dos usuários finais, encontrando problemas a serem resolvidos e resultados esperados.
Definição clara de escopo
Você sabia que, de acordo com o PMI, 97% dos projetos bem-sucedidos têm um escopo bem definido?
Então, defina um objetivo para a necessidade. Após isso, o próximo passo é definir o escopo acordado com todas as partes interessadas no projeto. Para evitar atrasos, também crie um cronograma com prazos realistas.
Gestão de riscos
Além do planejamento estratégico, é preciso fazer um plano de mitigação de riscos para lidar proativamente com os desafios que possam surgir durante a execução do projeto.
Ainda segundo o PMI, 79% dos projetos com gerenciamento de riscos proativo se saem bem!
Considerando isso, o gerenciamento de riscos envolve uma análise profunda de riscos técnicos, financeiros, operacionais, de segurança, entre outros, que julgar a possibilidade de aparecer.
Avalie a probabilidade de ocorrência e o impacto de cada risco apontado. Dessa forma, a equipe saberá identificar a gravidade e priorizar a abordagem de solução mais adequada para a ocasião.
Comunicação eficaz
Já ouviu falar no ditado popular “quem não se comunica, se trumbica”? Bem, a comunicação é o alicerce para qualquer projeto se desenvolver adequadamente, seja em TI ou de outras áreas.
A comunicação clara, aberta e estruturada faz diferença no ambiente colaborativo para alinhar expectativas, resolver problemas rapidamente e progredir nas etapas.
Portanto, estabeleça canais para a troca de informações com frequência e em vários formatos para a atualização ocorrer de forma fluída e em tempo real.
Gestão de equipe
A equipe montada para executar o projeto precisa ser considerada a dedo para ocorrer tudo bem. Todos devem ter conhecimentos e habilidades bem desenvolvidas, mas, se houver necessidade, é interessante oferecer treinamento para garantir o bom desempenho do time.
De qualquer forma, a gestão dos seus colaboradores precisa partir do alinhamento das expectativas. Cada um deles deve entender bem as responsabilidades, os prazos, os meios de comunicação e com quem devem conversar para tirar dúvidas.
Software de gestão de projetos
Com todas as partes muito bem definidas, ainda sim é importante contar com um software de gestão de projetos para automatizar as etapas e/ou deixá-las mais visíveis, organizando as ideias.
Mais adiante no conteúdo, você conhecerá as ferramentas que pode usar para planejar, executar e monitorar projetos de maneira mais eficiente, facilitando a colaboração e o controle de tarefas.
Monitoramento e controle
É claro que não basta apenas automatizar e implementar o seu projeto. Tenha indicadores-chave pré-estabelecidos com base em seus objetivos para entender se eles estão sendo alcançados.
O monitoramento constante ajuda a encontrar desvios em relação ao plano detalhado. Sendo assim, é possível ajustar quando necessário, revisando cronogramas, realização de recursos, mudanças no escopo e na estratégia do projeto.
Quem conta com a InnSpire como parceira no desenvolvimento de um projeto tem esse acompanhamento de perto. Realizamos reuniões semanais de report e também disponibilizamos uma página online com apontamentos em tempo real para o cliente monitorar como está a evolução do projeto.
Melhoria de processos
Durante o acompanhamento frequente do projeto, você pode identificar melhorias de processos. Seja com a adoção de metodologias ágeis, implementação de feedback, entre outras formas.
Na InnSpire, por exemplo, usamos a metodologia ágil e a análise de dados para listar áreas de melhorias em projetos de desenvolvimento de software personalizados. Como resultado, garantimos uma entrega que atende e até supera as expectativas propostas.
Ferramentas essenciais para a gestão de projetos em TI
As atividades remotas exigem ferramentas bem aplicadas para a gestão de projetos em TI, com foco em dar suporte necessários para toda a equipe de forma rápida.
Não existe mais aquela situação de precisar de um dado e ter que levantar da cadeira para ir até outro setor tirar a dúvida simples com o colega; ou ainda ter desalinhamento entre muitas equipes formadas por profissionais localizados em diferentes lugares. Agora, a tecnologia torna as operações mais rápidas e automatizadas.
Vamos conhecer as principais ferramentas essenciais para gerenciamento de projetos, com exemplos atuais!
Ferramentas de comunicação
Ferramentas de comunicação, como Slack, Microsoft Teams e Zoom, mantêm a equipe conectada e informada. Elas permitem a troca rápida de informações, a realização de reuniões virtuais e a integração com outras ferramentas de gestão de projetos em TI.
Por exemplo, internamente na InnSpire, usamos o Discord. Mas, com o cliente, utilizamos a ferramenta que mais se adequar à realidade dele para comunicar sobre o andamento do software.
Ferramentas de colaboração
As ferramentas de colaboração, como Google Workspace e SharePoint, permitem que os membros da equipe trabalhem juntos em documentos, planilhas e apresentações em tempo real. Todos têm acesso às informações mais recentes e contribuem de maneira eficiente.
Ferramentas de monitoramento e controle
Já as ferramentas de monitoramento e controle incluem exemplos como Asana, Basecamp e Monday.com, que permitem acompanhar o progresso do projeto em tempo real. Assim, costumam oferecer funcionalidades como gráficos de Gantt, dashboards personalizados e relatórios de status.
O impacto da gestão de projetos em TI no crescimento empresarial
A gestão de projetos em TI impulsiona o crescimento empresarial devido à implementação bem-sucedida de novas tecnologias e soluções. Dessa forma, traz diversos impactos; vamos conferir alguns deles!
Expansão de negócios
Por meio de uma gestão de projetos robusta, as empresas obtêm expansão de negócios com mais confiança. A capacidade de gerenciar projetos complexos com mais clareza permite a aventura em novos mercados, lançamentos de novos produtos e serviços, além da definição de novas parcerias estratégicas.
Desenvolvimento de negócios
A gestão de projetos em TI contribui para o desenvolvimento de negócios ao assegurar a entrega do projeto no prazo e do orçamento. Assim, fortalece a reputação da empresa, aumenta a satisfação do cliente e leva a novas oportunidades de negócios.
Análise de mercado
A análise de mercado ajuda a encontrar tendências, oportunidades e ameaças no ambiente externo. As ferramentas com capacidade analíticas fornecem bons insights para decidir pelas melhores ações.
Estudo de caso: Britsh Airways
Existem diversos exemplos reais e conhecidos que podemos usar como estudo de caso para mostrar a importância da gestão de projetos em TI bem feita, seguindo as melhores práticas.
Vamos destacar o caso do sistema da Britsh Airways, que tentou implementar um projeto de reserva de emissão de bilhetes, conhecido como “Call Centre Automation Project”, para modernizar suas operações de gestão de vendas.
No entanto, houve dificuldades com a integração do sistema e uma grande falta de alinhamento entre as necessidades dos usuários e as funcionalidades do sistema, resultando em atrasos e aumento de custos.
Lições aprendidas
Com base no exemplo, podemos concluir que manter uma comunicação clara e eficaz com todas as partes interessadas é o mais adequado para alinhar os objetivos com as expectativas do projeto.
Além disso, envolver os usuários finais no processo de desenvolvimento é uma prática importante para atender às necessidades e obter sucesso em todo o projeto.
Conclusão
De fato, a gestão de projetos em TI ajuda a obter mais retornos sobre os investimentos em tecnologia. Assim, as iniciativas são concluídas nos parâmetros estabelecidos e trazem valor real ao negócio.
Quer ver como a gestão de projetos em TI pode impulsionar o crescimento da sua empresa? Fale com um de nossos consultores especializados e descubra como podemos criar um software sob medida para o que você quer e precisa!
